L’Office de Tourisme du Lac d’Annecy propose le renouvellement de ses adhésions en ligne

Chaque année, l’Office de Tourisme du Lac d’Annecy envoyait à ses adhérents des questionnaires par mail pour le renouvellement de leurs adhésions : « l’appel à cotisation ». C’était assez compliqué. Il fallait d’abord faire une extraction Apidae vers Excel, puis un publipostage Word vers le mail. Ensuite, il fallait envoyer les mails.

Les réponses revenaient, soit en papier (qu’il fallait scanner), soit par voie numérique (qu’il fallait classer). Les mails « se perdaient » aussi parfois. Les modifications apportées sur les questionnaires étaient ensuite ressaisies dans Apidae par les conseillers en séjour. Bref, c’était fastidieux pour les équipes et très chronophage.

Et ce système n’était plus adapté pour les adhérents qui émettaient de leur côté de nombreuses remarques, concernant également la mise à jour des informations. « Ces méthodes sont d’un autre temps ! comment se fait-il qu’on utilise encore du papier pour mettre les informations à jour ?? et en plus on doit envoyer les photos et le règlement séparément !!»

C’en était trop !

En février 2018, après avoir fini de recevoir les inscriptions de tous les adhérents, une petite équipe de l’Office, composée de Christelle Charnaux, Jérémy Cousin, Julien Teulé et Patricia Chabord, a pris le taureau par les cornes ! « Il faut absolument que l’on fasse un questionnaire numérique. Et que l’on propose de régler aussi directement en ligne. Il doit bien exister des prestataires qui proposent ces services ? »

Le projet était en route et ce sera un projet sur-mesure. La solution à mettre en place devra comporter :

Un questionnaire en ligne pré-rempli avec les données Apidae,
L’alimentation et l’écriture dans Apidae « en retour »,
Le suivi des adhésions, relances, facturation et le paiement en ligne.

Renseignements pris auprès de l’Office de Chamonix et de Cyril, l’animateur Apidae de Savoie-Mont-Blanc, des prestataires ayant le potentiel pour proposer l’ensemble de ces prestations, il n’y en a pas beaucoup… La société Alp Software est assez vite retenue. Elle ne maîtrise pas encore complètement les API en écriture mais elle est sérieuse. L’Office a déjà travaillé avec elle ; il lui fait confiance.

Et c’est parti !

Le travail démarre en juin. Et lorsque l’Office de Tourisme témoigne sur ce projet au séminaire du réseau en novembre, il n’est pas encore complèteemnt opérationnel… Les tests d’écriture ne sont pas encore faits. Mais tout arrive, Alp Software travaille d’arrache-pied au développement d’autant que la fin de l’année approche à grands pas. On règle aussi des bugs du côté de la plateforme Apidae pour que cela fonctionne… Et le grand moment arrive !

Le 10 décembre, les premiers mails sont envoyés aux adhérents ! Ils retrouvent toutes leurs données 2018 à modifier pour 2019. Il n’y a plus qu’à faire les mises à jour. Et surtout, ils peuvent renouveler, et même régler s’ils le souhaitent, leurs adhésions en ligne.

Ouf, croit-on ! mais les informations à jour ne remontent pas encore. On se remonte les manches, et à la mi-janvier : ça marche !

Et là c’est magique !

Les fiches remontent dans la plateforme en mode modifications. Il n’y a plus qu’à valider. Et c’est beaucoup plus rapide quand on a 450 adhérents. Les prestataires sont ravis : « C’est très fonctionnel et beaucoup plus simple qu’avant. Et on peut mettre les photos que l’on veut ! impeccable ».

Et un tiers des adhérents ont opté pour le mode de règlement directement en ligne.

Ensuite, l’envoi des factures est déclenché :

automatiquement quand le règlement s’effectue en carte bancaire,
manuellement quand le chèque ou le virement est bien reçu à l’Office.

Du côté de l’Office de Tourisme, on songe déjà à quelques améliorations pour l’année prochaine. Elles concernent plutôt l’aide à la saisie, car il manque parfois des indications pour faciliter la compréhension.

La « morale » de l’histoire

La mise en place des questionnaires en ligne bénéficie aux prestataires bien sûr, mais aussi à toute l’équipe de l’Office. Le service comptable est ravi et les conseillères en séjours ont plus de temps disponibles à l’accueil !

>> Plus de détails dans la présentation de l’Office lors du Séminaire 2018

Merci à Patricia Chabord, référente Apidae de l’Office de Tourisme du Lac d’Annecy pour son aide dans la publication de ce témoignage.