La plateforme Apidae, un outil aussi pour la presse !

Apidae Tourisme apporte aux offices de tourisme des solutions stratégiques, techniques et collaboratives. La plateforme facilite en effet le travail de l’accueil, la promotion, la production de supports de communication… On oublie parfois de souligner combien c’est un outil précieux pour la presse ! Le témoignage de Stéphanie Engelvin, attachée de presse pour ONLYLYON Tourisme et Congrès, pourrait bien donner des idées…

 

Plusieurs métiers en un

Être attachée de Presse au sein d’un office de tourisme et de congrès comme celui de la métropole de Lyon est une mission qui garantit le plein d’actions et vous écarte de l’ennui !

Il s’agit tout simplement d’entretenir des relations avec la presse :

• Locale
• Régionale
• Nationale
• Ainsi qu’avec la presse spécialisée de la filière MICE (tourisme d’affaires)

Oui, tout ça ! Et bien entendu il convient de soigner chacune des cibles avec une attention particulière. Il en est de même pour la presse internationale qui est aussi très importante pour la métropole.

Chaque type de média induit donc une approche spécifique. Stéphanie porte ces multiples casquettes avec beaucoup d’enthousiasme et de motivations : « J’aime bien ce challenge car c’est vraiment des jobs différents » dit-elle.

 

Une organisation rigoureuse grâce à Apidae

En arrivant au service presse d’ONLYLYON Tourisme et Congrès, Stéphanie a pu mettre à profit ses compétences acquises durant sa précédente expérience, notamment sa parfaite appréciation et compréhension des enjeux d’un outil partagé.

Elle a ainsi misé sur les énormes avantages que présente pour elle la plateforme Apidae, à savoir :

• La fiabilité d’une information actualisée
• La souplesse de l’outil pour des traitements sur mesure
• La mutualisation de l’information
• Le gain de temps

 

Apidae est une véritable courroie de transmission qui permet d’optimiser la gestion de l’information entre les services. Chaque fois qu’une nouvelle information est collectée pour la presse, Stéphanie s’assure que celle-ci est bien disponible dans Apidae. La relation de proximité avec la presse locale est ainsi souvent une source d’enrichissement pour l’ensemble des équipes de l’office de tourisme.

Cette organisation permet à Stéphanie de travailler vite sans vérifier les informations de la base car elle sait que celles-ci sont maintenues à jour ! C’est un soutien capital et un gain de temps qui permet d’affiner les propositions pour répondre aux attentes très spécifiques des journalistes.

 

 

 

 

 

Les éditions automatiques, un pilier pour la diffusion

Si la plateforme est une ressource essentielle pour stocker les données collectées, elle est devenue pour Stéphanie un outil indispensable pour trier l’information, la mettre en forme et répondre ainsi précisément et rapidement aux demandes. Les éditions automatiques lui permettent de créer des documents sur mesure au moment souhaité et à partir de données actualisées. Fini les publipostages, les copier-coller ! Stéphanie apprécie vraiment le confort que lui a apporté ces solutions. C’est pour elle « une vraie plus-value, un gain de temps énorme pour un meilleur résultat ». Aujourd’hui 65% des demandes presse sont traitées à partir de sélection Apidae.

Trois matrices différentes, disponibles dans l’application ed’it-yourself de Fo-Design, lui permettent de produire des documents appropriés en un temps record. Notamment un format « Agenda » et un format « nouveautés » :

 

Apidae, un atout face aux exigences

Grâce à l’exploitation des données via la plateforme Apidae Stéphanie a la capacité d’assurer un traitement sur-mesure des demandes. Les documents transmis sont non seulement rapidement édités mais aussi personnalisés. Dans le cadre des accueils presse par exemple, Stéphanie associe systématiquement au programme une fiche de recommandation avec le détail et les coordonnées de tous les partenaires sollicités issus de la base.

Les demandes des journalistes ont toujours un caractère d’urgence. Information d’actualité, assistance de dernière minute, sujets concurrentiels… La réactivité est aussi une qualité essentielle, un facteur incontournable de réussite qui induit efficacité et fiabilité. Des réponses rapides établissent une relation de confiance qui engendre de nouvelles demandes…

La gestion de l’information via la plateforme Apidae permet de nourrir ce cercle vertueux.

Chaque métier définit ses propres usages de la plateforme au sein de l’office de tourisme. Pour la presse, elle permet une organisation vraiment adaptée que Stéphanie ne cesse d’améliorer.