Apidae Tourisme, une opportunité pour l’Office de Tourisme d’Aix-en-Provence

Depuis janvier 2021 l’office de tourisme d’Aix-en-Provence a rejoint la démarche départementale des Bouches-du-Rhône en adhérant au réseau Apidae Tourisme. Pour un territoire vaste et complexe, ce nouvel outil partagé ouvre de nouvelles perspectives de coopération comme en témoigne Jérôme Chevalier, responsable communication digitale au sein de l’office de tourisme.

Un nouveau territoire Apidae Tourisme

Avec l’arrivée de l’Office de Tourisme d’Aix-en-Provence dans le réseau, ce n’est pas seulement l’offre d’une ville touristique majeure qui vient enrichir la plateforme mais celle des 36 villes et villages du Pays d’Aix ! Contributeur actif sur le périmètre de 12 communes, l’office de tourisme n’en demeure pas moins la vitrine incontournable de ce secteur touristique important qui s’étend jusqu’au Luberon (incluant même quelques sites vauclusiens).

Face à cette logique territoriale, la mutualisation des données et l’animation sur le terrain est un véritable enjeu. Aussi pour Jérôme, le fonctionnement collaboratif de la plateforme Apidae va changer la donne…

Un site en ligne dès le printemps !

La refonte du site « aixenprovencetourism.com » était la première urgence. Cette mission avait un double objectif :

Connecter le site à la plateforme Apidae au plus vite
Intégrer la nouvelle charte graphique de l’office de tourisme

Jérôme s’est alors retroussé les manches et, pour relever le défi, a entrepris un gros travail de restructuration. Il a repensé toute l’arborescence en s’appuyant sur l’analyse des statistiques de l’ancien site. En a découlé une organisation minutieuse pour le tri des données. Un travail de fourmi s’appropriant peu à peu les codes des abeilles…

Aujourd’hui c’est plus de 200 sélections, plus de 150 filtres et des centaines de fiches marquées dans la plateforme Apidae Tourisme qui se cachent derrière une interface fluide et intuitive.

Mais le projet n’aurait pu aboutir sans l’accompagnement d’un prestataire spécialisé. Pour l’Office de Tourisme d’Aix-en-Provence s’engager auprès de Synexie c’est faire appel à l’expertise d’un prestataire qui maîtrise le paysage informatique touristique local. Sociétaire de la Scic Apidae Tourisme, cette agence toulonnaise a effectivement un double atout, elle connaît le dispositif numérique de l’office et la plateforme Apidae Tourisme.

Un outil de médiation

Il ne reste plus qu’à ! Si la mise en ligne du nouveau site dès le mois d’avril a garanti l’affichage d’une vitrine sans rupture, pour la collecte des données et la qualification des quelques 7000 objets, c’est le début de l’aventure…

Le changement des outils sur fond de crise sanitaire, avec son lot d’empêchements et de ralentissements, a chamboulé les repères et les habitudes. Passer d’une solution propriétaire à des méthodes collaboratives… c’est un apprentissage !

Peu à peu Jérôme sensibilise les partenaires par le biais de nouveaux paramétrages que lui autorise Apidae Tourisme. Il a commencé notamment par les illustrations : « Maintenant les objets qui n’ont pas de photos ne sont pas exploités sur le site ! ».

Par ailleurs il a conçu pour chaque municipalité du territoire une page dédiée sur laquelle sont édités uniquement les objets saisis dans la plateforme. Pour ces communes c’est un bel outil de contrôle de leur visibilité, un moyen concret de stimuler les énergies.

Une coopération facilitée

Dans ce contexte de reconstruction Jérôme a compris qu’il pouvait s’appuyer sur les avantages d’un outil partagé pour mobiliser les partenaires. Désormais, il maîtrise toutes les fonctionnalités des demandes de mise à jour !

« La collaboration avec tous les acteurs et les opérateurs de saisie du Pays d’Aix engendrait un lourd travail de suivi, une multiplication des mails. La demande de mise à jour en brouillon m’a juste changé la vie ! » annonce-t-il avec satisfaction.

Bien entendu il faut se donner les moyens. Alors que Jérôme pilote toute la communication digitale, la saisie est prise en charge par Valérie et Séverine, 2 agents de l’office. Par ailleurs l’équipe bénéficie aussi du soutien d’Axel, animateur Apidae Tourisme au sein de Provence Tourisme, qui procède à des contrôles qualité mensuels.

Le lien avec le terrain prend tout son sens dans cette phase de qualification des données. Et c’est avec un nouvel étendard, un site internet commun et en tant que membre d’un réseau plein de ressources, que Jérôme entreprend de partager objectifs et méthodes avec l’ensemble des acteurs du territoire.

Un accueil optimisé

La réorganisation de l’écosystème digital de l’office de tourisme amorce également une belle synergie en interne. L’appropriation des outils par l’équipe de l’accueil est une vraie valeur ajoutée. Les éditions publiées au coup par coup au comptoir grâce aux solutions apportées par Edityourself garantissent une information ciblée et actualisée. Un réel plus pour cet office qui, drainant un énorme flux de touristes, va encore plus loin en saison en exploitant cette option dès le pré-accueil : un agent volant est en effet en mesure de générer le QR code d’une brochure personnalisée que les visiteurs peuvent flasher aisément. Un coupe file sans perte de qualité !

Le déploiement d’Apidae tourisme au sein de l’Office de Tourisme d’Aix-en-Provence renforce la politique de qualité qui est depuis longtemps au cœur de toutes les missions et de toutes les actions de la structure.