ApidaeJEP, déjà la saison 4 !
13 septembre 2019
Pour les territoires du Grand Lyon et de l’Isère, ApidaeJEP, l’interface dédiée aux Journées Européennes du Patrimoine, est la solution idéale pour assurer la gestion dense et complexe de cet événement majeur. A la veille de la prochaine édition, lever le rideau sur les coulisses de ce dispositif…
Une organisation collaborative
Engagée à l’initiative du réseau Apidae en 2016, ApidaeJEP est une véritable plateforme de coordination des programmes des Journées Européennes du Patrimoine qui facilite la collecte et la diffusion de l’information. Mieux communiquer auprès des visiteurs, tel est l’objectif de ce projet commun qui réunit les organisateurs d’événements, les services culturels des deux territoires coordinateurs, les offices de tourisme du périmètre, les diffuseurs et l’équipe d’Hotentic, prestataire membre du réseau.
Une longue chaîne d’acteurs orchestrée grâce au soutien d’Isaline Grand, animatrice Apidae au sein d’Isère Tourisme
Cocorico !
Un bref coup de projecteur sur cette nouvelle édition révèle des résultats prometteurs. Aujourd’hui plus de 1300 événements sont validés sur l’ensemble du département de l’Isère et du Grand Lyon, une aire géographique élargie de quelques communes depuis 2016…
On avoisine le 100% de saisie sur ApidaeJEP par les contributeurs offrant ainsi une visibilité à près de 1000 organisateurs. Un long chemin parcouru depuis les premiers coups d’essai.
L’information ainsi collectée vient enrichir la plateforme Apidae qui alimente :
- Les 2 sites internet dédiés: « grandlyon.com » et le tout nouveau « journeesdupatrimoine.isere.fr » (en ligne depuis le 9 septembre !)
- Les 2 programmes « print » qui font l’objet d’une diffusion massive et les nombreux autres supports des offices de tourisme partenaires ainsi que le site d’Isère tourisme
Quoi de neuf en 2019 ?
Si l’interface est personnalisée et adaptée aux besoins des territoires, chaque année, de nouvelles fonctionnalités améliorent l’outil pour le bénéfice de tous. Les briques sont accessibles en open source !
Cette année, le choix s’est porté sur l’intégration du « multihoraires » (le petit module magique qui permet de répondre au casse-tête des périodes offrant plusieurs tranches horaires. Un moyen de mieux affiner encore l’information dédiée aux visiteurs.
Optimiser le temps ! Une préoccupation partagée…
Au risque d’en décevoir quelques-uns : ApidaeJEP en fait beaucoup mais ne fait pas tout ! L’investissement humain reste bien évidemment nécessaire. La technologie permet cependant de travailler beaucoup plus vite et de capitaliser sur les compétences en présence. Isaline Grand évalue tout de même le gain à « trois semaines de boulot » !
Pour Béatrice Aillloud, coordinatrice des Journées du Patrimoine pour le département de l’Isère, l’avantage est aussi, de pouvoir recentrer le travail sur une seule personne qui vient en renfort pendant trois mois afin de traiter toute la chaîne des opérations liées à l’événement. Et sans cette interface, Laurent Chopard, son homologue au sein de la Métropole, confirme qu’il ne pourrait plus gérer les quelques 635 animations du Grand Lyon comme il le fait aujourd’hui.
ApidaeJEP favorise l’échange
ApidaeJEP créée du lien, génère des données de qualité et garantit plus d’efficacité.
La souplesse des délais de saisie est un réel atout qui permet aux offices de modifier les fiches validées jusqu’à la veille de l’évènement !
Toute la richesse du dispositif provient d’une mise en perspective pertinente des besoins. Le concept s’appuie sur l’écoute attentive et l’accompagnement du réseau Apidae, sur un vrai dialogue entre les mondes de la culture et du tourisme pour un profit réciproque.
Aussi, l’ouverture de la plateforme aux organisateurs extérieurs au réseau est un point fort qui apporte une diversification des sources, instaure des relations nouvelles et enrichit la collaboration avec les offices de tourisme. Autour de ces ponts se construit un maillage de l’information qui produit des données fiables, validées, actualisées et diffusées par tous. Comme le dit Béatrice Ailloud, « ApidaeJEP facilite la communication ! »
A l’issue des 21 et 22 septembre, un nouveau bilan dessinera les grandes lignes du prochain scénario « ApidaeJEP 2020 »… Affaire à suivre.
Merci à :
- Isaline Grand – Animatrice Apidae – Isère Tourisme
- Béatrice Ailloud – Coordinatrice des Journées Européennes du Patrimoine – Service Patrimoine Culturel au Conseil Départemental de l’Isère
- Laurent Chopard – Coordinateur des Journées Européennes du Patrimoine – Service Attractivité Culturelle et Territoire de la Métropole Grand Lyon
Contact :
Isaline Grand – Animatrice Apidae : isaline.grand@isere-tourisme.com