Zoom sur l’expérience de Bourg-en-Bresse Destinations et le succès croissant d’ApidaeEvent !

En 2017, la création de la communauté d’agglomération du Grand Bassin de Bourg-en-Bresse modifie l’organisation touristique du territoire. La naissance de Bourg-en-Bresse Destinations, étend le périmètre de l’Office de Tourisme à 74 communes. Le volume des événements évolue en conséquence, la lourdeur du traitement est facile à imaginer ! ApidaeEvent devient alors LA solution. Deux ans après, cet outil demeure indispensable comme le démontre Cathy Pierré, référente Apidae au sein de l’office…

Pourquoi ApidaeEvent ?

« Le territoire compte désormais 74 communes contre 15 précédemment rien que pour l’Office de Tourisme de la ville chef-lieu ! Cela a démultiplié considérablement l’agenda mais aussi le nombre d’organisateurs. Il fallait trouver une bonne organisation pour la saisie des événements » explique Cathy.

ApidaeEvent ayant vu le jour la même année, très vite, Bourg-en-Bresse Destinations a choisi d’emboîter le pas des premiers utilisateurs. Cet outil conçu par Pierre Granger, animateur Apidae dans l’Allier, est un « formulaire de suggestion » destinés aux organisateurs pour faciliter la collecte des données événementielles sur Apidae.

En 2017, cette offre tombe donc à pic ! Elle va permettre à l’office de tourisme d’aborder plus efficacement la promotion des manifestations de son nouveau territoire :

Tous les organisateurs d’événement du territoire peuvent avoir accès au formulaire de suggestion en ligne,
L’essentiel de la saisie est effectué librement sans code d’accès par les organisateurs sur un masque de saisie simplifié,
L’office de tourisme devient automatiquement propriétaire de la fiche créée dans Apidae,
Cathy et son équipe peuvent alors valider ou refuser la proposition, enrichir éventuellement la fiche et publier !

Très vite l’office de tourisme en cerne tous les gains :

Une réduction du travail de saisie considérable !
Une source d’information directe qui favorise la fiabilité des données,
Un accès au formulaire sur quatre sites portail du territoire,

Une mise à disposition gratuite par le réseau du code d’intégration de l’Iframe,
Une procédure de mise en place simple, rapide qui n’exige aucun développement (Consulter le tutoriel sur le site d’aide des utilisateurs)

Une nouvelle organisation de travail

Depuis, Cathy Pierré a mis en place une gestion rigoureuse et efficace des événements. La saisie sur ApidaeEvent est pour elle « un gain de temps énorme ! ». « En deux ans, c’est incomparable ! On travaille autrement » ajoute-t-elle avec le même enthousiasme.

L’allègement de la saisie permet de consacrer plus de temps pour optimiser l’information :

La modération permet de veiller à la qualité des données,
Une charte de saisie a été conçue pour guider les organisateurs et favoriser une saisie conforme aux règles de la plateforme Apidae,
Le délai de validation dépasse rarement les 48 h pour garantir une diffusion très rapide de tous les événements.

Cette organisation engage un investissement plus proche du terrain pour informer et accompagner, c’est une façon de créer du lien et d’animer le réseau des acteurs locaux :

Des actions de sensibilisation sont mises en place auprès des secrétaires de mairies, relais stratégique avec le tissu associatif,
Des campagnes d’information sont programmées plusieurs fois par an à l’attention des 198 organisateurs du territoire.

Des résultats convaincants

Au début, il a fallu faire connaître le dispositif et convaincre les organisateurs. Une quinzaine de manifestations seulement a été saisie via le formulaire d’ApidaeEvent en 2017.

En novembre 2019, Cathy a recensé 160 fiches validées ! Sur 504 événements disponibles dans la plateforme, 246 ont été saisis sur ApidaeEvent, soit près de 50%…

Mais surtout aujourd’hui Bourg-en-Bresse Destinations a gagné la confiance et la satisfaction d’un grand nombre d’organisateurs qui ont désormais conscience des enjeux de cette collaboration. Une seule saisie et ils ont la garantie de voir leur événement diffusé sur tous les supports qui relaient l’agenda d’Apidae , à savoir :

les bornes tactiles et les sites :

et les éditions papiers : l’agenda de la CA3B et le « B en B » de la ville.

Un engouement partagé

Les nombreux atouts d’ApidaeEvent suscitent un intérêt grandissant. L’exploitation du formulaire de suggestion apporte une solution concrète à des territoires très différents. Aujourd’hui on compte près de 140 membres ayant adopté ApidaeEvent à travers l’ensemble du réseau.

Les nouveaux abonnés bénéficient depuis novembre 2019 de la version V.1.1 qui présentent plusieurs améliorations, notamment :

l’envoi d’un message de confirmation à l’organisateur,
la création d’un générateur automatique pour l’obtention du code d’intégration (le paramétrage du périmètre reste manuel),
l’ajout optionnel de champs concernant le contact obligatoire ou les critères de tourisme adapté.

La mise en place facile et rapide ainsi que la simplicité d’exploitation sont des points forts d’ApidaeEvent. Si ce dispositif ne répond pas cependant à toutes les attentes, il vient enrichir le panel des options possibles (Extranet, fiches en collaboration, ApidaeJep…) en matière de collecte des agendas. A chacun de choisir les outils les mieux adaptés à ses besoins spécifiques comme le fait très bien Cathy à Bourg-en-Bresse qui navigue entre saisie sur ApidaeEvent et membres collaborateurs…

D’autres pourront aller plus loin en s’emparant du développement en Open Source pour ajuster les fonctionnalités du formulaire à leurs propres usages.