Comment organiser la collecte des données ?

L’heure des campagnes de mises à jours est arrivée et vous remettez les nez dans les outils à votre disposition pour vous organiser. Vous reprenez les tutos, les articles et … il existe de nombreuses solutions … vous ne savez pas laquelle choisir ! Il est donc temps de faire un point sur les solutions existantes et de vous guider selon vos moyens et vos besoins :

La solution traditionnelle : le questionnaire Word

Elle est là depuis la nuit des temps, la traditionnelle campagne de mise à jour basée sur les questionnaires Word.

La démarche en résumé :

Vous choisissez les champs à renseigner ou mettre à jour en créant des modèles d’export
Vous exportez d’Apidae des questionnaires Word pré-remplis avec les données actuelles ou vierges pour vos nouveaux prestataires
Vous les envoyez par courrier papier ou mail à vos prestataires pour correction ou validation.
Une fois le questionnaire vérifié, complété et retourné, vous pouvez mettre à jour vos fiches Apidae.

Les plus et les moins : c’est une solution « à l’ancienne » et chronophage qui demande un gros travail d’envoi et de saisie. Par contre, c’est une solution de secours qui permet de toucher tous vos socio-pro, même les plus réfractaires à l’informatique.

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La solution collaborative : l’extranet de mise à jour

Les fonctionnalités de collaboration d’Apidae (extranet) vous permettent d’ouvrir la saisie sur des fiches à vos prestataires touristiques directement dans la base de données.

La démarche en résumé :

Votre prestataire crée un compte utilisateur
Vous rattachez ce compte aux fiches qui le concerne
Vous choisissez les champs à renseigner ou mettre à jour en créant des modèles de saisie
Vous envoyez des demandes de mise à jour ou vous donnez un accès permanent à votre prestataire à sa ou ses fiches.
L’utilisateur extranet pourra mettre à jour ses données directement dans Apidae. Il ne vous restera plus qu’à valider le brouillon.

Les plus et les moins : C’est également une solution chronophage dans la phase de mise en place et n’est pas adapté à l’ensemble des mises à jour. La démarche peut être lourde à mettre en place et nécessitera l’accompagnement des prestataires touristiques pour être couronnée de succès. Une fois le processus mis en place, les informations sont saisies directement par les prestataires dans la base. Leur publication reste soumise à la validation des Offices de Tourisme.

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La méthode simplifiée : ApidaeForm

Cette fonctionnalité permet de fournir à vos prestataires touristiques des questionnaires en ligne pré-remplis pour mettre à jour leurs informations dans la plateforme Apidae.

La démarche en résumé :

Vous vous abonnez au projet dans Apidae
Vous créez un projet et une sélection des offres à mettre à jour dans Apidae
Vous paramétrez ApidaeForm
Vous générez les formulaires dans ApidaeForm et obtenez un fichier excel adapté au publipostage
Vous envoyez les formulaires aux prestataires touristiques via votre propre messagerie
Une fois le questionnaire validé par le socio-pro, vous validez les demandes d’écriture dans Apidae

Les plus et les moins : Ces questionnaires simplifiés sont une excellente alternative à l’utilisation de l’extranet. Ils ne nécessitent aucune création de compte utilisateur ou connaissance du fonctionnement de la plateforme pour les prestataires touristiques. Ce questionnaire n’est pas accessible pour certains type objets. Simplification oblige, les questionnaires ne contiennent pas tous les champs du questionnaire de saisie Apidae mais permettent de mettre à jour les informations essentielles des objets.

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La méthode pour l’événementiel : ApidaeEvent

ApidaeEvent est un formulaire de saisie simplifiée des fêtes et manifestations à destination des organisateurs d’événements (non habitués à l’extranet), mairies et associations.

La démarche en résumé :

Pour configurer le projet, il vous suffit de vous abonnez au projet dans Apidae et de transmettre quelques informations via un formulaire simplifié (cf tuto).
Pour intégrer le formulaire sur une page de votre site internet, copiez/collez simplement l’Iframe qui vous sera fournie.
Une saisie dans le formulaire créé automatiquement une fiche EVE dans Apidae.
Vous recevrez une notification par mail à chaque nouvelle saisie.

Les plus et les moins : Ces questionnaires simplifiés sont une excellente solution pour la saisie des évènements ponctuels. Il n’y a pas besoin de compte utilisateur Apidae pour saisir une manifestation. Attention cependant, l’outil propose des questionnaires vierges uniquement et ne permettra pas la mise à jour de fiches existantes dans la base. Il est important d’être vigilant sur la présence éventuelle de doublons avant la validation des fiches.

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Les méthodes personnalisées : les outils et services de collecte payants

En complément des solutions intégrées à Apidae, certains partenaires proposent des solutions personnalisées qui seront peut-être plus adaptées à vos besoins.

Retrouvez la présentation de ces solutions dans les replays des ateliers #ApidaeChezVous :