Du côté de Menton Riviera & Merveilles… Apidae encore et en chœur !

Depuis quelques mois, l’office de tourisme Menton Riviera & Merveilles avance à grand pas. Gestion de l’information et communication dictent une nouvelle organisation structurée autour de la plateforme Apidae.

Un nouvel élan anime les équipes portées par des projets engagés. Partager des objectifs concrets ! Voilà ce qui est important pour Marie Garcin Zaiter, directrice de l’Office de Tourisme.

 

Un nouveau départ !

La Communauté d’Agglomération de la Riviera Française regroupe 15 communes des Alpes Maritimes. Les compétences attribuées à l’office de tourisme communautaire portent sur une mosaïque de territoires de la Côte d’Azur aux villages d’altitudes : les attentes des visiteurs sont différentes, l’offre présente une grande diversité et les équipes de l’office sont dispersées sur 9 bureaux.

Quand Marie Garcin Zaiter prend la direction de l’office en septembre 2019, le dispositif dédié à l’information fonctionne à petite vitesse. Marie décide de réanimer la machine. Apidae va alors servir de courroie de transmission pour lancer le moteur à plein régime !

 

Des objectifs précis pour avancer et mobiliser

La première étape a été de consolider le projet en redonnant du sens à la démarche. Comment ? En définissant des objectifs concrets pour favoriser la cohésion des équipes et des chantiers, en balisant la route à parcourir pour que chaque collaborateur s’approprie ses missions.

Top départ donné dès l’automne 2019 avec pour but : centraliser et qualifier l’information pour en optimiser l’exploitation et mieux communiquer. Le réseau Apidae offre de multiples outils et opportunités de collaboration. Un vaste terrain de jeux et de possibles qui va permettre à l’office de tourisme Menton Riviera et Merveilles de mettre en œuvre ses ambitions, tout en évitant d’inutiles parties de colin-maillard…

Plusieurs projets sont inscrits au calendrier :

• Alimentation du site web: menton-riviera-merveilles.fr
• Diffusion de l’information en widgets
• Activation de la passerelle Apidae-Avizi
• Editions numériques avec Edit-yourself

 

Des formations adaptées pour être opérationnel

Une fois les objectifs définis il s’agit de se donner les moyens de les réaliser ! « Tous les agents doivent maîtriser l’outil », voilà la une des premières conditions exprimées par la directrice.

La mission est confiée à l’Agence Alps qui va reprendre les choses en main ! Consultant et formateur, François Veauléger maîtrise marketing territorial et stratégie, parle tourisme et datas et aurait tendance à l’addiction du côté d’Apidae… Il se présente alors comme le profil idéal pour concocter un programme ad hoc. 

 

Formation pour tous ! Les 24 agents de l’office communautaire ont bénéficié des sessions organisées en novembre et décembre 2019. Personne n’y a échappé, y compris le service billetterie. Un choix stratégique qui doit permettre de relever le défi permanent que représente le traitement des données événementielles.

Quelques mois plus tard, un drôle de printemps pointe son nez. Confinement devrait rimer avec ralentissement ? Pas à Menton en tous cas ! Marie Garcin Zaiter choisit de profiter de cette période inédite pour avancer sur la saisie et la qualification des données. Elle saisit l’occasion d’accompagner les agents dans leur apprentissage et organise des révisions en visio avec François.  Un point étape pour stimuler l’attention, maintenir la tension, booster moral et compétences… Et ça, il sait faire !

 

Une organisation étudiée pour mieux gérer l’information

Donner des repères c’est bien, il faut aussi que chacun ait sa feuille de route. Marie Garcin Zaiter a attribué les rôles de façon rigoureuse.

Les responsabilités sont partagées selon deux axes :

• Une répartition territoriale cohérente : la charge de travail des 15 communes est divisée entre les 9 bureaux. Certains bureaux gèrent l’offre de 3 communes.
• Un regroupement par thématique : au sein des offices traitant de plus gros volumes d’objets, le travail est redistribué entre les agents.

Huit membres de l’équipe gèrent une de ces trois thématiques :

• Hébergement
• Restauration
• Evènements et culture

 

Animation & qualité pour mieux communiquer

Danielle Le Goff a conservé son rôle de référente Apidae et consacre 50% de son temps à l’accompagnement de ses collègues. Cet investissement stratégique est déterminant pour la mise en œuvre des projets.

Danielle se doit d’être très vigilante car comme elle le précise « Cela demande rigueur, régularité et beaucoup de persévérance ! ».  C’est un travail en effet de longue haleine qui requiert aussi écoute et pédagogie.

Sa mission vise notamment à :  

• Simplifier la tâche de tous les utilisateurs de l’office,
• Veiller à la conformité et à la qualité de l’information,
• Assurer les relations avec les équipes internes et le réseau.

 Aussi pendant ce temps dédié elle ne chôme pas ! procède à des contrôles aléatoires, identifie les fiches bloquées, transmets les consignes et veille à leur application, assure le suivi des demandes auprès du réseau, enrichit l’aide en ligne en partageant des fiches d’aides spécifiques à la structure…

Le rêve de Danielle « serait de parvenir à la suppression des alertes orange sur les fiches, que tous les objets disposent au moins d’un descriptif court traduit en anglais et en italien et d’une photo ! ».

 

Danielle butine avec brio, la ruche est en effervescence et les projets sont en bonne voie. Ce vaste chantier est l’opportunité de créer du lien sur le terrain, de sensibiliser les socio-professionnels à la qualité des contenus.

En ce sens les équipes de Menton, Riviera et Merveilles prévoient déjà d’aller plus loin pour très prochainement développer des collaborations. L’apprentissage de l’extranet est prévu pour la fin de l’année…