Encore du nouveau ! L’office de tourisme du Lac d’Annecy perfectionne son système d’adhésion

Il y a un an l’Office de Tourisme du Lac d‘Annecy testait une solution conçue sur mesure par Alp Software pour la gestion de ses adhésions et diffusait sa première campagne d’appel à cotisation. Un article a témoigné alors des premiers pas de ce projet évoquant avec suspens de futures évolutions…
Le témoignage de Patricia Chabord en ce début 2020 répond à notre curiosité.

Pari tenu !

Patricia, référente Apidae au sein de l’office de tourisme du Lac d’Annecy, raconte avec enthousiasme comment l’équipe de l’office a réalisé le vieux rêve fou de bien des conseillers de séjours : la mise en place d’un système d’adhésion automatisé !

Oui ! Ça existe ! Et non seulement ça fonctionne mais en plus ça fait bien d’autres choses :

Appel des cotisations,
Formulaire en ligne pour la mise à jour des informations,
Écriture en API des données réactualisées dans Apidae,
Relances,
Gestion des paiements en ligne,
Envois des factures .

Un an après, la solution d’Alps Software fait l’unanimité ! La satisfaction est générale. C’est « Un gain de temps énorme » se réjouit Patricia qui est chargée avec Christèle de la relation avec les adhérents. C’est également un soulagement important pour le service comptabilité mais aussi pour les adhérents qui sont « super contents » dit-elle de voir que leur office «se modernise et se met à la page» !

Encore plus c’est toujours mieux !

… Cela pourrait être la devise de l’office de tourisme du Lac d’Annecy ! Car loin de se reposer sur ce premier succès, l’équipe a décidé d’aller plus loin. Voilà donc encore du nouveau !

Au bout d’un an seulement l’ajout d’une option vient révolutionner aussi le travail du service congrès. En effet, la solution traite désormais les opérations spécifiques au tourisme d’affaire :

Actualisation en ligne des données thématiques
Ecriture en API de ces données dans l’aspect « Tourisme d’affaires » de la plateforme Apidae
Collecte d’informations complémentaires internes
Rédaction et envoi du contrat annuel signé à chaque hébergeur concerné

Comment ça se passe ?

Comme tous les adhérents, les hébergeurs (hôtels, résidences de tourisme ou villages de vacances) actifs dans le secteur du tourisme d’affaires reçoivent en fin d’année le formulaire en ligne de mise à jour et l’appel à cotisation.

A la suite de cette première étape, ils peuvent basculer vers une interface de saisie dédiée et actualiser les données thématiques des champs Apidae. Ils renseignent alors aussi le détail des propositions tarifaires. Ces dernières, exploitées uniquement par le service des congrès, permet de contractualiser leur offre avec l’office du Lac d’Annecy. Un dernier clic… et hop ! Le contrat signé est envoyé !

En bref, un hôtelier par exemple qui autrefois devait remplir et renvoyer son questionnaire word puis renseigner un 2ème formulaire spécifique pour le service congrès, réceptionner par courrier son contrat sans oublier d’adresser le règlement de sa cotisation… Peut désormais tout faire en ligne en une seule fois !

Un succès qui donne des idées…

Avec l’ajout d’un volet « tourisme d’affaires », cette solution déjà très convaincante apporte encore bien des « plus » à l’organisation. Elle a réellement libéré les équipes de certaines gestions pesantes et chronophages.

« Le mieux est l’ennemi du bien » dit-on ? De toute évidence il ne faut pas croire tout ce qui se dit, mais plutôt aller voir du côté de ce qui se fait ! L’histoire de l’office de tourisme du Lac d’Annecy le prouve ! Et d’ailleurs aujourd’hui l’outil ainsi déployé semble susciter l’intérêt bien au-delà du lac…

L’attractivité de ses fonctionnalités n’échappent pas en effet aux offices de tourisme en quête de solution pour ces problématiques redondantes d’un territoire à l’autre. Patricia partage volontiers son expérience, vous pouvez frapper à sa porte, elle ne raconte pas d’histoire !