Le témoignage IRL (In Real life) de la Team Apidae de Grand Chambéry Alpes Tourisme

Nous avons sollicité la Team Apidae de Grand Chambéry Alpes Tourisme pour qu’elle témoigne de ses usages d’Apidae au quotidien. Elle a relevé le défi, avec une grande application et un brin d’humour ! Merci beaucoup, et plus particulièrement à Bruno (Jacquier) dit « le technicien », pour l’avoir coordonné !
A lire sans modération…

 

Suite à l’effet d’une double fusion en mai 2017, nous nous sommes retrouvés devant un amas de plus de 6000 fiches issues de 4 offices de tourisme différents couvrants 38 communes très diversifiées. Comment gérer tout cela pour faire d’Apidae un outil du quotidien efficace ? L’information est notre matière première et il fallait à tout prix qu’elle soit de qualité.

De cette problématique est née la TeamApidae :

• Bruno le technicien (webmaster), il connaît les méandres d’Apidae comme sa poche,
• Gaëlle la créative (conseillère en séjour), toujours un projet de développement dans la tête,
• Carole la rigoureuse (conseillère en séjour), veille à la bonne saisie et au ménage dans les fiches,
• Alexandra l’œil neuf (conseillère en séjour) qui découvre Apidae et met à l’épreuve son ergonomie,
• Dominique la diplomate (responsable pôle accueil/information) qui booste et met du lien entre nous et entre les différents services de l’Office de Tourisme.

 

De nombreux projets utilisent les données d’Apidae au sein de votre office de tourisme. Pouvez-vous nous citer les principaux ?

L’utilisation la plus commune est l’alimentation des sites Internet. Les nôtres bien-sûr, puisque nous gérons encore les quatre sites des anciens Offices de Tourisme fusionnés, mais aussi ceux de l’agglomération et de trois des communes du territoire qui utilisent Apidae pour l’alimentation de leurs agendas.
Concrètement, cela représente une bonne cinquantaine de sélections Apidae qu’il faut parfois adapter selon nos besoins et les évolutions de la base.

Le Pôle Accueil-Information utilise également la solution Ed’it Yourself proposée par Fo Design pour l’édition en pdf et en papier de différents documents à base de données Apidae : agendas, fiches détaillées ou listes pouvant parfois mêler différents types d’objets…
L’outil permet une grande personnalisation ce qui nous donne la possibilité d’adapter les documents selon les attentes du public de nos différents points d’accueil, qui ne portent pas toutes sur le même territoire ou la même temporalité.
Par exemple, nous pouvons éditer une liste de randonnées ou d’itinéraires raquettes en fonction du niveau des personnes renseignées, ou un programme des vacances scolaires mêlant activités, événements et sites à destination des familles…

Il y en a d’autres mais on peut dire que ces projets sont les plus tangibles pour nos visiteurs.

 

Et avez-vous des projets en développement ?

Oui plusieurs, soit en interne soit en collaboration avec des partenaires du territoire :

• Développement d’une application cyclo « Eskapades » pour toucher les cyclotouristes
  Cette application a pour but de proposer aux usagers des parcours cyclotouristiques (et à terme de randonnée pédestre et équestre) avec des indications sur le tracé en lui-même, mais aussi sur les points d’intérêts et les services pratiques situés à proximité.
  L’application est alimentée par Apidae pour les parcours et les POI et services, notamment grâce aux objets liés.
• Mise en avant des associations locales par le biais du portail des bibliothèques
  Les bibliothèques de plusieurs communes de l’agglomération ont mis en place un site commun. Pour éviter la double ou triple saisie, elles ont pour objectif de saisir leurs animations et événements en extranet et d’utiliser la donnée Apidae pour alimenter le portail. Nous les accompagnons dans leur démarche.
• Veille sur l’offre de notre territoire avec la mise en place de l’outil Hubo
  Proposé par Dahub, une start-up de la région grenobloise, Hubo est un outil qui permet de collecter des données sur Internet et les réseaux sociaux pour alimenter un brouillon Apidae après validation par le prestataire. Son paramétrage est en cours pour organiser une veille sur l’offre touristique du territoire (notamment sur la restauration et les prestataires de loisirs) ainsi que pour des campagnes de mises à jour. Il nous permettra aussi, dans un deuxième temps, d’intégrer de la même manière les événements Facebook.

 

Comment résumeriez-vous votre stratégie autour d’Apidae ? Quels sont pour vous les points positifs ? et ceux à améliorer ?

Les objectifs sont d’avoir des données à jour, saisies de façon harmonisée ainsi qu’une meilleure réactivité malgré le volume d’information traitées et la taille du territoire à couvrir qui ont considérablement augmenté avec les fusions.

Cela passe par la mise en place de solutions et d’outils de gestion, le partage des bonnes pratiques et techniques, l’optimisation de l’utilisation de l’information. La stratégie pour y arriver, c’est avant tout de penser transversal et apprendre à déléguer et à partager le travail.

Dans les points positifs, après une année d’existence, la team Apidae a permis :

• En interne, la formation à l’utilisation d’Apidae d’au moins une personne par service.
• En externe, la formation et le soutien technique et pédagogique d’un réseau de socio-professionnels sur l’extranet, notamment sur l’événementiel.
  Ex : La Cité des Arts, La MJC, l’APEJS, les services culturels de certaines communes… qui gèrent des salles de spectacles sur le territoire.
• La mise en place sur nos sites Internet d’un formulaire de saisie externe des événements à destination des associations et socio-professionnels grâce au projet ApidaeEvent développé par l’animateur Apidae de l’Allier. Après quelques mois d’utilisation (et une communication prudente !) il y a en moyenne une dizaine de formulaires remplis quotidiennement.
• Le partage entre les membres de la TeamApidae des saisies et des validations de l’extranet et du formulaire, avec des « jours de garde » dans la semaine.
• La mise en place d’un chanel « # teamapidae » sur Slack qui permet un échange live entre les membres du groupe, dispersés sur plusieurs sites.

Dans les points à améliorer :

• Certains producteurs de contenu importants ne sont pas encore inclus dans la démarche (la Scène nationale de Chambéry par exemple). Nous comptons beaucoup sur le module événements d’Hubo pour parvenir à les intégrer sans leur ajouter de charge de travail et sans trop augmenter la nôtre.
• Vaincre quelques résistances à Apidae en interne, que ce soit pour la saisie ou l’utilisation autonome des données. Pédagogie un jour, pédagogie toujours (et plusieurs fois par jour) !!

Et surtout garder un bel esprit de solidarité toujours dans la bonne humeur avec « Apidos » à toutes les sauces !